Vroeger had de kassa in winkels maar één functie, namelijk het uitrekenen van het totaalbedrag dat de klant moest betalen en het uitprinten van een kassabon. Heel vroeger stonden daar alleen bedragen op, dat was nog in de tijd dat de caissière de bedragen handmatig aansloeg en alle prijzen uit haar hoofd moest weten. Nu kunnen we ons dat niet meer voorstellen. Barcodes en straks QR codes bevatten alle informatie en die staat ook netjes op de kassabon. Maar een moderne kassa doet meer dan bedragen optellen en aangeven hoeveel wisselgeld er moet worden teruggegeven.
Voorraadbeheer met het kassasysteem
Een modern kassasysteem kan worden gekoppeld aan het voorraadbeheer. Zodra een item wordt verkocht, wordt het aantal op voorraad aangepast. Als de voorraad bijna op is dan verschijnt een melding dat het product moet worden bij besteld. Vooral in supermarkten is dit heel belangrijk. Het gaat deels om beperkt houdbare producten, dus er moet niet te weinig maar ook zeker niet te veel voorraad zijn. Het moet immers worden voorkomen dat er spullen moeten worden weggegooid of afgeprijsd verkocht vanwege de houdbaarheidsdatum. Aan de hand van de informatie uit het voorraadbeheer kan er zo efficiënt mogelijk worden ingekocht.
Handscanners
In andere sectoren zijn handscanners of handhelds weer heel handig. Deze laatste worden veel gebruikt in de horeca. Een medewerker kan aan de tafel van de gasten meteen de bestelling in het systeem zetten die direct wordt doorgegeven aan de keuken. Zodra de bestelling klaar is om te worden uitgeserveerd krijgt het personeel op de vloer een seintje. Alle bestellingen worden meteen gekoppeld aan een tafelnummer, zodat er geen misverstanden zijn over wat er door de gasten is besteld. Zij kunnen bij vertrek ook meteen aan de tafel afrekenen, want de handheld kan ook een bankpas of creditcard scannen of een betaling met een smartphone of smartwatch verwerken. Zo gaat alles veel vlotter en is er dus ook meer doorstroming en minder ergernis van gasten die lang moeten wachten tot ze kunnen bestellen of afrekenen.
Systemen op maat
Bij Eijsink worden al jaren kassasystemen voor winkels en horeca gemaakt. Het gaat daarbij niet alleen om standaard systemen maar ook, en misschien wel juist, om maatwerk voor de klant. Een klant kan precies aangeven wat het systeem moet kunnen en dat wordt vervolgens gebouwd. Zo kun je zelfs meerdere filialen van je bedrijf in één keer managen als het gaat om de boekhouding en inkoop. Het doen van aangifte omzetbelasting wordt een stuk eenvoudiger als je alle gegevens direct vanuit het systeem naar je boekhoudprogramma kunt exporteren of doorsturen naar je boekhouder. De kans op fouten waardoor je mogelijk een naheffing en boete krijgt van de Belastingdienst is daarmee ook een stuk kleiner. Ook kun je veel gemakkelijker zien of er voldoende omzet wordt gedraaid of dat je de bedrijfsstrategie mogelijk hier en daar wat moet bijstellen.